事務所の机で36協定の届出用紙と就業規則を広げ、過半数代表者の欄や限度時間を一つずつ確認している中小企業のひとり労務担当者
労働時間・36協定約16分

36協定の書き方と届出｜ひとり労務のための徹底ガイド

「残業をお願いする前に、36協定を出しておかないといけない」。 頭ではわかっていても、いざ用紙を前にすると、「過半数代表者って誰にすればいいんだろう」「限度時間は何時間まで書けるんだろう」「去年と同じでいいんだっけ」——一つずつ立ち止まってしまう。毎年のことなのに、ひとりで労務を回していると、去年の控えを探すところから始まる、そんな手続きだと思います。

まずお伝えしたいのは、36協定は順番どおりに埋めていけば必ず形になる手続きだということです。やることは「①対象になる人と仕事を決める → ②残業の上限（限度時間）を決める → ③過半数代表者を正しく選ぶ → ④様式に記入する → ⑤労基署に届け出て、社内に周知する」の5ステップ。一度この流れを自分のものにすれば、来年からは「前回の控えを下敷きに見直すだけ」でぐっと楽になります。 この記事では、なぜ必要かという前提から、限度時間・特別条項・代表者の選び方・書き方・毎年の更新まで、ひとり労務の目線で、いつもより踏み込んで一つずつ整理していきます。

結論：36協定（時間外・休日労働に関する労使協定）は、従業員に法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超える残業や法定休日の労働をしてもらうために、会社と労働者の過半数代表（または過半数労働組合）が結び、労働基準監督署に届け出る協定です。届け出てはじめて残業を命じられるようになります。残業の上限は原則月45時間・年360時間。これを超える可能性があるときは特別条項を付けますが、その場合も年720時間以内・休日労働を含む複数月平均80時間以内・単月100時間未満・月45時間超は年6回までという上限を超えることはできません。協定の有効期間は1年とするのが一般的で、毎年締結し直して届け出る必要があります。

進めるときは、次の順番だと迷いにくくなります。

  1. まず「残業・休日労働をしてもらう人と業務」を書き出す
  2. 残業の上限（1日／1か月／1年）を決める。45時間・360時間を超えそうかを確認する
  3. 過半数代表者を正しい手順で選ぶ（ここが最重要）
  4. 様式第9号（特別条項があれば第9号の2）に記入する
  5. 有効期間の開始前に労基署へ届け出て、社内に周知する

何が起きているか：残業は「原則禁止」、36協定が解除する鍵

意外に思われるかもしれませんが、労働基準法では法定労働時間を超えて働かせること自体が、原則として認められていません。1日8時間・週40時間という上限があり、休日も「週1日（または4週4日）」を与えることが決められています。

その原則に対して、「労使で話し合って協定を結び、労基署に届け出れば、その範囲で残業・休日労働をしてもらってよい」という例外を認めているのが、労働基準法第36条です。条文の番号から「サブロク（36）協定」と呼ばれています。

つまり36協定は、「残業を増やすための書類」ではなく、残業をお願いできる状態をつくるための、最初の前提となる1枚です。

ここで大切なのは、届け出る前にした残業は、協定でカバーされないということです。だから36協定は「残業が始まる前に、有効期間の初日までに出しておく」のが基本になります。

なお、ここでの上限はあくまで「法定労働時間（8時間・40時間）を超える分」の話です。たとえば所定労働時間が7時間の会社で7時間目から8時間目までの1時間働いても、それは法定内なので36協定の対象にはなりません(割増も法律上は不要です)。「会社のルール上の残業」と「法律上の残業」は別、と分けて考えると整理しやすくなります。

届出をしないとどうなるか：先に押さえておきたい前提

不安を煽りたいわけではありませんが、前提として知っておくと判断がぶれません。36協定を届け出ずに法定時間を超える残業をさせると、それは労働基準法に違反する状態になります。逆にいえば、正しく結んで届け出てさえいれば、定めた範囲の残業は堂々とお願いできるということです。

ひとり労務にとって36協定は、「会社を守る書類」でもあり、「自分自身が安心して残業の指示を出せるようにする書類」でもあります。だからこそ、毎年忘れずに、落ち着いて更新しておきたい手続きなのです。

残業の上限：原則の限度時間（月45時間・年360時間）

原則の限度時間である月45時間・年360時間と、特別条項を付けたときの上限である年720時間などの関係を段階的に示した概念図
まずは原則の枠（月45/年360）。それを超えそうなときだけ特別条項の枠を使う

36協定で定められる残業の上限には、まず原則の限度時間があります。

（1年単位の変形労働時間制を採っている場合は、月42時間・年320時間が原則の限度になります。）

多くの会社は、この原則の範囲内で1年が回ります。まずは自社の繁忙期でも、1人あたりの月の残業が45時間に収まりそうかを見てみましょう。収まりそうなら、原則の協定（様式第9号）だけで十分です。

「年に数回、どうしても45時間を超える月がありそう」というときに、はじめて次の特別条項を検討します。順番としては、まず原則で考え、超えそうな部分だけ特別条項で補う——この発想だと、必要以上に大きな枠を作らずに済みます。

特別条項：超えるときの上限と、守るべき4つの枠

臨時的に限度時間を超えて残業をお願いする可能性があるときは、特別条項付きの36協定（様式第9号の2）にします。ただし「特別条項を付ければ青天井」ではありません。次の4つの上限は、特別条項を付けても必ず守ることになっています。

守るべき上限内容
年720時間以内時間外労働（休日労働は含まない）の年間の合計
単月100時間未満時間外労働＋休日労働の1か月の合計（この月だけは休日労働を合算して見る）
複数月平均80時間以内時間外労働＋休日労働を、2〜6か月のどの平均で見ても80時間以内
月45時間超は年6回まで限度時間（月45時間）を超えられるのは、1年に6か月まで

ここで間違えやすいのが、単月100時間と複数月平均80時間は「休日労働も足して」見るという点です。年720時間のほうは休日労働を含みませんが、健康確保の観点で見るこの2つの上限は、休日に働いた時間も合算します。「数えるときに足すもの」が項目によって違う、と覚えておくと取り違えを防げます。

また、特別条項を使うには、「臨時的に限度時間を超えて労働させる必要がある具体的な事由」を協定に書く必要があります。「業務の都合上」のような漠然とした書き方ではなく、「予算・決算業務」「大規模なクレーム・トラブルへの対応」「機械トラブルへの緊急対応」など、できるだけ具体的に書くのがポイントです。あわせて、限度時間を超えて働かせる労働者への健康・福祉を確保するための措置(医師の面接指導、代償休日、相談窓口の設置など)も定めておきます。

特別条項は「お守り」ではなく「例外」です。毎年すべての月で45時間超を見込むような使い方は、制度の趣旨からは想定されていません。まずは業務量そのものを減らせないかも、無理のない範囲で社内で話し合えるとよいですね。

過半数代表者の選び方：ここがいちばん大事

過半数代表者を投票や挙手などの民主的な方法で選び、管理監督者は代表になれないことを示した選出手順の概念図
代表者は「会社が指名」ではなく、働く人の過半数の意思で選ぶ。ここが要

36協定でいちばん見落とされやすく、そして後からやり直しになりやすいのが、過半数代表者の選び方です。労働組合がない会社では、ここを正しく踏まないと、協定そのものが無効になってしまうことがあります。

過半数代表者には、満たすべき条件があります。

ひとり労務の実務では、次のような流れが現実的です。

  1. 「36協定を結ぶ代表者を1名選びます」と全員に伝える(掲示・回覧・メールなど)
  2. 立候補や推薦を募り、投票や挙手、または異議がないことの確認といった民主的な方法で1名を選ぶ
  3. 選んだ記録(投票結果や同意の記録)を残しておく

ポイントは、「会社が決めた人」ではなく「働く人が選んだ人」という形を、記録として残すことです。ここを丁寧にやっておくと、協定の土台がしっかりします。なお、代表者になったことや、なろうとしたことを理由に不利益な扱いをすることは禁じられています。

様式第9号の書き方：埋める欄を順番に

協定の中身が決まったら、様式に落とし込みます。原則の協定は様式第9号、特別条項付きは様式第9号の2です(厚生労働省のサイトで様式と記載例が配布されています)。主な記入欄を、書く順番で見ていきましょう。

記入欄何を書くか
事業の種類・名称・所在地事業場ごとの正式名称と住所。協定は原則「事業場単位」で結ぶ
時間外労働をさせる必要のある具体的事由「受注の集中」「月末の経理処理」など、業務の理由を具体的に
業務の種類「製造」「営業」「経理事務」など、対象になる仕事
労働者数その業務に従事する満18歳以上の労働者の数
延長できる時間1日／1か月／1年それぞれの上限時間。原則の限度内で定める
休日労働をさせる日と始業・終業時刻法定休日に労働させる場合の日数と時間
協定の有効期間起算日と期間（1年とするのが一般的）
協定の成立年月日・当事者締結日、会社側の代表者、労働者側の過半数代表者(または組合)の署名・記名押印など

特別条項付き（第9号の2）では、これに加えて「限度時間を超えて労働させる具体的事由」「1年・1か月の延長時間(特別条項適用時)」「45時間を超える回数」「健康確保措置」「割増賃金率」などの欄が増えます。

数字を書くときは、「1日」「1か月」「1年」の3つの単位で矛盾がないかを最後に見直すと安心です。たとえば1か月45時間と書いたのに、1年が360時間を下回っているなど、単位間でちぐはぐにならないように確認しましょう。

届出のしかたと、毎年の更新

過半数代表者の選出から協定の締結、労基署への届出、社内周知、翌年の更新までを左から右へ並べた36協定の年間の流れ図
締結して届け出て、社内に周知。そして1年後にまた更新。この輪を毎年回す

協定ができたら、有効期間の初日より前に、事業場を管轄する労働基準監督署へ届け出ます。提出方法はいくつかあります。

協定は原則として事業場ごとに届け出ます。支店や営業所が複数ある場合はそれぞれで結ぶのが基本ですが、内容が同一であるなどの一定の条件を満たせば、本社で一括して届け出ることもできます。自社が当てはまるかは、届出前に労基署で一度確認しておくと安心です。

そして見落としやすいのが、届け出たら終わりではないということです。36協定には主に2つの「その後」があります。

  1. 社内への周知…締結した協定は、掲示・備え付け・書面の交付・データでの共有などの方法で、働く人がいつでも見られるようにしておきます(周知も法律上の義務です)
  2. 毎年の更新…有効期間を1年としているのが一般的なので、毎年、選出からやり直して締結・届出を繰り返します。期限が切れたまま残業をさせることのないよう、「いつ切れるか」をカレンダーに入れておきましょう

ひとり労務では、この「毎年の更新」を年間スケジュールに組み込んでおくのが、いちばん確実な防ぎ方です。前回の控えを下敷きにすれば、2年目以降は見直しが中心になり、負担はずっと軽くなります。

具体例：原則の枠で1年を組むとき

たとえば、繁忙期に多少の残業はあるものの、月45時間には届かない会社を考えてみます。

この場合、月40時間・年320時間と原則の枠に収まっているので、特別条項のない様式第9号で足ります。「いつも45時間ぎりぎりまで使い切る」のではなく、実態より少し余裕のある範囲で、無理なく収まる数字にしておくと、突発的な残業があっても枠を超えにくくなります。もし年に1〜2回どうしても超えそうな月が見えてきたら、そのとき特別条項を足すかを考えればよいのです。

影響：協定の不備は1年ぶんに響く

36協定でつまずきやすいポイントは、後から気づくと有効期間まるごとの問題になりがちです。

どれも、「代表者を正しく選ぶ」「初日までに届け出る」「上限を表で持っておく」「更新日をカレンダーに入れる」という4点を押さえれば、ほとんど防げます。スピードより、ひとつずつの確認を優先したいところです。

明日やること（まずはここだけ）

今日いきなり全部を仕上げる必要はありません。小さな下ごしらえから始めましょう。

  1. 現在の協定の有効期間を確認する：今ある36協定の控えを開き、起算日と有効期間の終わりがいつかを確認する(なければ、新規作成の準備を始める)。
  2. 更新日をカレンダーに入れる：有効期間が切れる1〜2か月前に「36協定の更新」のリマインドを入れておく。
  3. 過半数代表者の選び方を決めておく：次の選出をどの方法(投票・挙手・回覧での同意確認など)でやるか、社内に伝える文面を下書きしておく。

この3つをやっておくだけで、更新の時期になっても慌てずに済みます。

チェックリスト（コピーして使えます）

36協定の不備を防ぐための確認項目です。

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36協定と地続きの話として、実際に残業代を計算するときの「残業代の割増率｜時間外・休日・深夜の計算」や、1年の提出物を見渡す「ひとり労務の年間スケジュール」も、別の記事で一つずつ整理しています。あわせて読むと、労働時間まわりの実務が季節ごとにつながって見えてきます（記事一覧）。 人事・労務の実務のヒントは、メールでも受け取れます。よければ登録して、毎年の更新の段取りづくりに役立ててください。

36協定の届出を終え、受付印の押された控えを手に肩の力が抜けて穏やかにほほえむ労務担当者
代表者の選び方と上限さえ押さえれば大丈夫。来年の更新が、きっと少し軽くなります

36協定は、一度で完璧に覚えようとしなくて大丈夫です。 今日、「過半数代表者は働く人が選ぶ」「原則の枠で考え、超える分だけ特別条項」という二つの軸が整理できたなら、もう大きな山は越えています。毎年の手続きだからこそ、今年つくった協定や選出の記録が、来年のあなたを助けてくれます。一つずつ、落ち着いて進めていきましょう。

本記事は一般的な実務情報です。労働時間・36協定の取扱いは、個別の事情や法改正、就業規則・労使協定の定めによって変わります。上限規制の数値や様式など最新の要件は、厚生労働省・e-Gov等の公式情報でご確認のうえ、最終的な判断は、社会保険労務士・所轄の労働基準監督署など最新の公式情報でご確認ください。

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