ノートパソコンと積み重なった似たような規程のバインダーを前に、どれが最新版か分からず首をかしげている中小企業のひとり労務担当者
就業規則・規程約11分

社内規程の改定履歴と版管理のしかた｜「いつのルール？」に迷わない

「去年の4月に辞めた人の退職金って、そのときの規程だとどういう計算だったっけ？」 社長にそう聞かれて、共有フォルダを開く。「退職金規程.docx」「退職金規程_最新.docx」「退職金規程_最新_修正版.docx」——どれが、いつから使われていたものなのか、ファイル名からは分からない。前任者のメモも見当たらない。そんな場面、ひとり労務の現場ではめずらしくありません。

まずお伝えしたいのは、これは担当者の整理不足というより、規程を「直す」仕組みはあっても「履歴を残す」仕組みがなかっただけ、ということです。そして、その仕組みは思っているよりずっと小さくて大丈夫です。 この記事では、社内規程の改定履歴と版管理を、ひとりでも続けられる形で一緒に組み立てていきます。

結論：社内規程の版管理は、①最新版は1つだけ（正本）、②改定履歴表を1枚、③旧版は消さずに施行期間つきで保管——この3点セットで回ります。改定のたびに、規程の附則に施行日を書き、改定履歴表に「改定日・施行日・改定した条文・理由・意見聴取・届出・周知」を1行足し、それまでの版を旧版フォルダへ移す。これだけで「いつ、どのルールが適用されていたか」をあとから確かめられるようになります。就業規則（賃金規程などの付属規程を含む）は、変更のたびに意見聴取・届出・周知が必要なので（労働基準法第89条・第90条・第106条）、その記録も同じ1行に残しておくと、手続きの抜けにも気づきやすくなります。

進めるときは、この順番だと迷いにくくなります。

  1. 今ある規程を全部書き出し、それぞれの最新版がどれかを確定する
  2. ファイル名と保存場所のルールを決める（最新版・旧版の置き場所を分ける）
  3. 改定履歴表を作り、分かる範囲で過去の改定を書き込む
  4. 次の改定から、附則の施行日・履歴表の1行・旧版の移動をセットで行う

何が起きているか：規程は「上書き」されると、過去が消える

規程は、作って終わりではなく、法改正や社内の事情に合わせて何度も直されていきます。ところが、Wordのファイルを上書き保存していくと、いまのルールは分かっても、過去のルールが分からなくなるのです。

それで困るのは、たとえばこんな場面です。

労働条件の争いでは、「いつ、どの規程が、どうやって周知されていたか」が確認されることがあります。就業規則の変更で労働条件を変えるときは、変更の合理性に加えて、変更後の規則を周知していることが求められるからです（労働契約法第10条）。 とはいえ、これは「履歴がないと大変なことになる」という話ではありません。あとから確かめられる状態にしておくと、自分も会社も落ち着いて説明できる、という話です。履歴は、未来の自分を助けるメモだと考えてみてください。

版管理の3点セット：最新版・改定履歴・旧版

机の上に左から、星印のついた1冊のバインダー、1枚の表が書かれた用紙、古いバインダーが入った箱の3つが並び、それぞれの下に最新版・改定履歴・旧版のラベルがある概念図
「最新版は1つ」「履歴は1枚」「旧版は消さない」。この3つがそろえば、いつのルールでもたどれます

ひとつずつ見ていきます。

①最新版：正本は「1つだけ」にする

いちばん大事なのは、「いま有効な版はこれ」と言えるファイルが1つだけあることです。

「最新」という言葉は、次の改定の瞬間に意味がなくなります。施行日は変わらないので、ファイル名にはそちらを使うのがおすすめです。

②改定履歴表：改定のたびに「1行」足す

改定履歴表は、規程ごとに1枚、または全規程まとめて1枚の表で十分です。Excelでも、規程の巻末の表でもかまいません。

版改定日施行日改定した条文改定の理由意見聴取日届出日周知の方法
第1版2022-03-152022-04-01制定新規作成2022-03-182022-03-25共有フォルダ・休憩室に備付け
第2版2024-09-102024-10-01第12条（通勤手当）上限額の見直し2024-09-122024-09-20共有フォルダ・朝礼で説明
第3版2026-03-052026-04-01第8条・第15条手当の新設・計算方法の明確化2026-03-092026-03-16共有フォルダ・メールで通知

ポイントは、「何を変えたか」と「手続きをいつ済ませたか」を同じ行に書くことです。こうしておくと、「届出は出したけど周知の記録がない」といった抜けが、表を見ただけで分かります。 常時10人未満で就業規則の届出義務がない会社や、届出の対象でない社内ルール（たとえば経費精算の手順など）は、届出日の欄に「対象外」と書いておけば大丈夫です。

あわせて、規程本文の附則にも施行日を書いておきます。

附則
1. この規程は、2022年4月1日から施行する。
2. この規程は、2024年10月1日に一部改定し、同日から施行する。
3. この規程は、2026年4月1日に一部改定し、同日から施行する。

附則は追記していく形にすると、規程そのものを見ただけでも改定の回数と時期が分かります。

③旧版：消さずに「施行期間」をつけて保管する

改定したら、それまでの版は削除せず、旧版フォルダへ移します。

いつまで保管するかは会社で決めてよいところですが、退職した人や過去の取扱いを確認する場面を考えると、旧版はむやみに捨てないくらいの気持ちでいると安心です。書類の保存期間の考え方は「労務書類の保存期間」でも整理しています。

具体例：「規程_最新2」だらけのフォルダを整える

従業員15人の会社で、共有フォルダに次のようなファイルが並んでいるとします。

ここから版を確定していく手順は、次のとおりです。

  1. 労働基準監督署への届出の控えを探す。控えに添付された規程が、その時点の正式な版です。
  2. 控えが見つからない版は、社内で周知していたもの（掲示物・配布したPDF・メール）を探す。
  3. 「社長確認用」のような途中の下書きは、正式な版ではないので作業フォルダへ移す。
  4. 確定できた版を、施行日つきのファイル名にして最新版フォルダ・旧版フォルダへ振り分ける。
  5. 改定履歴表に、分かった範囲で行を書き込む。分からない欄は空けたまま「確認中」と書いておく。

過去の分を完全に復元できなくても大丈夫です。「ここから先は、ちゃんと残っている」という線を今日引くことに意味があります。確認できなかったことも、そのまま履歴表に書き残しておけば、後任が同じ調べ物をしなくて済みます。

影響：版管理ができると、ほかの仕事も少しラクになる

改定履歴と版管理が回り始めると、規程以外の仕事にもいい影響があります。

明日やること（まずはここだけ）

一度に全部整えなくて大丈夫です。明日はこの3つだけ。

  1. 共有フォルダに「最新版」「旧版」「作業中」の3つのフォルダを作る
  2. いちばん改定の多い規程（多くは就業規則本体か賃金規程）を1つ選び、最新版を確定して施行日つきのファイル名にする
  3. 改定履歴表のひな形（上の表の8列）を作り、その規程の分だけ1行目を書く

チェックリスト（コピーして使えます）

社内規程の版管理を始めるときの確認項目です。

— 時間がないときの「最低ライン版（優先順）」 — 1) 最新版を1つに決めて、施行日つきのファイル名にする 2) 旧版は消さずに旧版フォルダへ移す 3) 次の改定から、改定履歴表に1行ずつ書き足す

— 迷ったときの代替 —

よければ、こちらも

規程を直したときの届出と周知の流れは「就業規則を変更したときの届出と周知の手順」、条件を下げる変更の考え方は「就業規則の不利益変更」にまとめています。どの規程から整えるか迷ったら「社内規程は何から作る？整備の優先順位」、1年の見直しのタイミングを見渡したいときは「ひとり労務の年間スケジュール」もどうぞ。手続きの確認には無料チェックリストも使ってください（記事一覧）。

人事・労務の実務のヒントは、メールでも受け取れます。よければ登録して、規程まわりの段取りに役立ててください。

規程の整理を終え、きれいに並んだバインダーの棚の横で、マグカップを手にほっとした笑顔を見せる中小企業のひとり労務担当者
「ここから先は、ちゃんと残っている」。その線を引けたら、もう迷いません

改定履歴と版管理は、目立たない仕事です。でも、「去年のルールはこうでした」と落ち着いて答えられることは、会社にとっても、働く人にとっても、そして未来の自分にとっても、大きな安心になります。過去を全部そろえられなくても大丈夫。今日、最新版を1つに決めて、履歴表に1行書く。そこから先は、ちゃんと残っていきます。まずはフォルダを3つ作るところから始めてみましょう。

本記事は一般的な実務情報です。就業規則・社内規程の改定や届出・周知の取扱いは、個別の事情や法改正によって変わります。具体的な要件や様式は、厚生労働省・e-Gov法令検索などの公式情報でご確認のうえ、最終的な判断は社会保険労務士・所轄の労働基準監督署など最新の公式情報でご確認ください。

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