算定基礎届の書き方と提出スケジュール｜ひとり労務の徹底ガイド
「7月になると、いつもの給与計算とは別に算定基礎届がやってくる」。 毎年のことなのに、4月・5月・6月の報酬を集めて、誰を対象にして、どの月を平均に入れるのか——一つずつ思い出しながら進める、そんな7月のはじめがあると思います。普段ひとりで労務を回していると、「去年はどうやったっけ」と過去の控えを探すところから始まることもありますよね。
まずお伝えしたいのは、算定基礎届は毎年決まった型で進む手続きだということです。やることは「①対象者を決める → ②4〜6月の報酬を集める → ③支払基礎日数で平均する月を選ぶ → ④平均額から標準報酬月額を決める → ⑤7月10日までに出す」の5ステップ。一度この順番を自分のものにしてしまえば、来年からはぐっと楽になります。 この記事では、提出スケジュールから書き方、迷いやすい支払基礎日数の判定まで、ひとり労務の目線で一つずつ、いつもより踏み込んで整理していきます。
結論：算定基礎届（定時決定）は、毎年7月1日現在のすべての被保険者について、4月・5月・6月に支払った報酬の平均から標準報酬月額を決め直す手続きです。提出期間は7月1日〜7月10日。ここで決まった標準報酬月額は、その年の9月分（10月納付分）から翌年8月分までの保険料と、将来の年金額の計算に使われます。平均に入れるのは支払基礎日数が原則17日以上の月だけ。6月1日以降に入社した人や、月額変更届（随時改定）を出す人など、対象から外れる人もいます。迷ったら「対象者 → 報酬 → 日数 → 平均」の順で一つずつ当てはめれば大丈夫です。
進めるときは、次の順番だと迷いにくくなります。
- まず「誰を対象にするか／外れる人がいないか」を決める
- 4・5・6月の各月の「報酬の合計」と「支払基礎日数」を出す
- 支払基礎日数が17日以上の月だけを使って平均を出す
- 平均額を標準報酬月額の等級表に当てはめる
- 7月10日までに提出し、9月分からの保険料に反映する
何が起きているか：1年に一度、報酬と保険料の「ずれ」を直す手続き
社会保険料は、毎月の給与から細かく計算するのではなく、標準報酬月額という「区切りのよい金額（等級）」をもとに決めています。入社時に決めた標準報酬月額は、その後に昇給や手当の変化があっても、自動では変わりません。
そうすると、時間が経つにつれて「実際の報酬」と「保険料のもとになっている標準報酬月額」が少しずつずれていきます。このずれを1年に一度、まとめて整え直すのが算定基礎届（定時決定）です。
- いつの報酬を見るか：4月・5月・6月に支払った報酬（その月に労働した分ではなく、その月に支払った分で見ます）
- 誰が決めるか：会社が届け出て、日本年金機構（年金事務所・事務センター）が標準報酬月額を決定します
- いつから使うか：その年の9月分の保険料（10月納付分）から翌年8月分まで
- 何に響くか：毎月の健康保険料・厚生年金保険料、そして将来受け取る年金額の計算
つまり算定基礎届は、ただの事務手続きではなく、従業員一人ひとりの保険料と年金の土台を決め直す、大事な1枚なのです。だからこそ、4〜6月の数字を落ち着いて確認しておきたいところです。
提出スケジュール：6月の準備から9月の反映まで
算定基礎届は「7月10日に出す」ことだけが頭に残りがちですが、実際は6月の下ごしらえから始まっています。全体の流れを時系列で持っておくと、ひとりでも慌てません。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 6月下旬 | 年金機構から算定基礎届の用紙（または電子データ）が届く。対象者の氏名・生年月日・従前の標準報酬月額があらかじめ印字されていることが多い |
| 6月下旬〜7月初旬 | 4・5・6月の給与台帳から、各月の報酬合計と支払基礎日数を集計する |
| 7月1日〜7月10日 | 算定基礎届を提出（電子申請・郵送・窓口のいずれか）。10日が土日のときは翌開庁日まで |
| 7月中〜8月 | 年金機構が標準報酬月額を決定し、結果が会社に通知される |
| 9月分（10月納付分）から | 新しい標準報酬月額で保険料を控除。控除のタイミングは自社の給与締め・支払いに合わせて確認 |
ポイントは、用紙が届いてから提出までは正味10日ほどしかない、ということです。だからこそ、6月のうちに4月・5月分の数字を先に固めておき、6月分が確定したらすぐ合算できるようにしておくと、毎月の給与計算と重なる7月初旬を乗り切りやすくなります。
提出方法は、電子申請（GビズID＋届書作成プログラムやe-Gov）・電子媒体（CD等）・郵送・窓口から選べます。なお、資本金等が1億円を超える法人など「特定の法人」は、算定基礎届などの社会保険手続きで電子申請が義務づけられています（従業員数ではなく法人の規模が基準です）。自社が義務の対象かどうかは、届いた案内か年金事務所で一度確認しておくと安心です。
対象者：出す人・外す人を最初に仕分ける
算定基礎届でいちばん迷いやすいのが「誰を対象にするか」です。原則は7月1日現在のすべての被保険者ですが、次の人は対象から外れます。ここを最初に仕分けておくと、後の集計がすっきりします。
対象になる人
- 7月1日時点で在籍している被保険者（パート・短時間労働者で社会保険に加入している人を含む）
対象から外れる人（算定基礎届には載せない、または別扱い）
- 6月1日以降に資格取得した人…入社時に決めた標準報酬月額がそのまま使われるため、定時決定の対象外
- 6月30日以前に退職した人…7月1日に在籍していないため対象外
- 7月・8月・9月に随時改定（月額変更届）が予定されている人…月額変更が優先されるため、定時決定からは除く（用紙には「7月月変」等として扱う）
「6月1日以降の入社は外す」「6月末までの退職は外す」「月変が出る人は月変を優先」——この3つだけ覚えておけば、仕分けで大きく外すことはありません。判断に迷う人がいたら、その人だけ年金事務所に確認するのが確実です。
報酬に入れるもの・入れないもの
平均のもとになる「報酬」には、基本給だけでなく、労働の対償として支払われるものが広く含まれます。一方で、臨時のものや実費弁償的なものは含めません。
| 報酬に含めるもの | 報酬に含めないもの |
|---|---|
| 基本給、役職手当、職務手当 | 大入袋、見舞金、結婚祝金など臨時に支払うもの |
| 残業手当（時間外・休日・深夜） | 年3回以下の賞与（賞与支払届で別に扱う） |
| 通勤手当（定期券・現物含む） | 出張旅費・交際費など実費弁償的なもの |
| 住宅手当、家族手当、精皆勤手当 | 解雇予告手当、退職金 |
| 食事・社宅など現物で支給するもの（規定の価額で換算） | 傷病手当金・労災の休業補償など |
通勤手当を含める点と、現物（社宅・食事など）を規定の価額で金銭換算して含める点は、見落とされやすいところです。とくに数か月分をまとめて支給する通勤手当は、その月の報酬に全額を含めるのか月割りするのか、扱いが決まっています。迷うときは年金機構のガイドブックか、社労士に一度確認しておくと安心です。
支払基礎日数：平均に入れる月の選び方
4・5・6月のすべてを平均するわけではありません。支払基礎日数（その月の給与計算の対象になった日数）を見て、基準を満たす月だけを平均に使います。
支払基礎日数は、給与の締め方で数え方が変わります。
- 月給制…暦日数（その月の日数）が基本。欠勤控除がある場合は「所定労働日数 − 欠勤日数」
- 日給・時給制…実際に出勤した日数（有給休暇の日も含む）
そのうえで、雇用形態ごとに「平均に入れる月」の基準が変わります。
| 区分 | 平均に入れる月の基準 |
|---|---|
| 一般の被保険者 | 支払基礎日数が17日以上の月だけを平均。3か月とも17日未満なら、従前の標準報酬月額を引き継ぐ |
| パートタイム（一般の被保険者だが日数が少ない人） | 17日以上の月があればその月で。3か月とも17日未満なら15日以上の月で平均。15日以上の月もなければ従前を引き継ぐ |
| 短時間労働者（社会保険の適用拡大で加入したパート等） | 支払基礎日数が11日以上の月だけを平均 |
たとえば一般の被保険者で、4月＝20日・5月＝16日・6月＝18日だった場合、16日の5月は平均から外し、4月と6月の2か月で平均します。「全部足して3で割る」と覚えていると、ここでずれてしまうので、まず各月の日数を見て使う月を選ぶことから始めましょう。
このほか、4〜6月の報酬がその人の通常の状態と大きくかけ離れる場合（業務の繁忙期と重なるなど）に、年間平均で算定する保険者算定の特例もあります。該当しそうなときは、申立書を添えて年金事務所に相談します。まずは原則の方法を押さえ、例外は「そういう仕組みがある」と知っておけば十分です。
具体例：4〜6月の報酬から標準報酬月額を決めるまで
ここまでを、月給制の一般の被保険者で通してやってみます。次のような3か月だったとします。
| 月 | 支払基礎日数 | 報酬の合計 |
|---|---|---|
| 4月 | 30日 | 305,000円 |
| 5月 | 31日 | 298,000円 |
| 6月 | 30日 | 312,000円 |
手順1：使う月を選ぶ 3か月とも支払基礎日数が17日以上なので、4・5・6月の3か月すべてを平均に使います。
手順2：報酬の平均を出す （305,000 ＋ 298,000 ＋ 312,000）÷ 3 ＝ 915,000 ÷ 3 ＝ 305,000円
手順3：標準報酬月額の等級表に当てはめる 平均額の305,000円を、健康保険・厚生年金の標準報酬月額表に当てはめます。等級表は「いくら以上いくら未満」という幅で区切られていて、305,000円はその幅に応じた等級の標準報酬月額（たとえば300,000円）に当てはまります。
手順4：従前と比べる 従前の標準報酬月額と新しい標準報酬月額を見比べ、変わった場合は9月分の保険料から反映します。等級が上がれば保険料は少し増え、下がれば少し減ります。
このように、「使う月を選ぶ → 平均する → 等級に当てはめる」の3手順に分ければ、計算そのものは難しくありません。実際の等級表の金額は毎年・制度改定で変わることがあるので、年金機構の最新の「標準報酬月額表」で確認するようにしましょう。
影響：一度のずれが「保険料」と「年金」に1年響く
算定基礎届の数字を取り違えると、その影響は9月から翌年8月までの1年間続きます。
- 支払基礎日数の少ない月を平均に入れてしまう → 標準報酬月額が実態より低く（または高く）決まる
- 通勤手当や現物給与を入れ忘れる → 報酬の平均が低く出て、保険料も年金記録も少なめになる
- 6月入社の人や月変対象者を間違って載せる → 本来と違う決定がされ、後で訂正が必要になる
どれも、後から気づくと1年ぶんの訂正になり、従業員への説明も必要になります。逆にいえば、対象者の仕分けと、支払基礎日数の判定さえ落ち着いて押さえれば、大きな取り違えはほとんど防げます。ここはスピードより、ひとつずつの確認を優先したいところです。
明日やること（まずはここだけ）
7月の本番をいきなり完璧にやろうとしなくて大丈夫です。今日できる小さな下ごしらえから始めましょう。
- 対象者リストをつくる：7月1日時点の被保険者を書き出し、「6月入社」「6月末までの退職」「7〜9月の月変予定」の人に印をつけて外す。
- 4月・5月分を先に集計する：給与台帳から、4月と5月の「報酬合計」と「支払基礎日数」を先に埋めておく（6月分は確定し次第追記）。
- 去年の控えを開く：昨年の算定基礎届の控えを見て、用紙のどこに何を書いたか、提出方法は何だったかを思い出しておく。
この3つをやっておくだけで、用紙が届いてからの7月初旬がぐっと楽になります。
チェックリスト（コピーして使えます）
算定基礎届の取り違えを防ぐための確認項目です。
- 対象者を「7月1日現在の被保険者」で確定したか
- 6月1日以降に入社した人を対象から外したか
- 6月30日以前に退職した人を対象から外したか
- 7〜9月に月額変更届（随時改定）が出る人を除いたか
- 各月の「報酬合計」に通勤手当・残業手当・現物給与を含めたか
- 臨時の支給や年3回以下の賞与を報酬から除いたか
- 各月の「支払基礎日数」を締め方（月給/日給・時給）に合わせて数えたか
- 支払基礎日数17日未満（短時間労働者は11日未満）の月を平均から外したか
- 平均額を最新の標準報酬月額表に当てはめたか
- 従前の標準報酬月額と比べ、変更の有無を確認したか
- 提出期限（7月1日〜10日）と提出方法（電子申請/郵送/窓口）を確認したか
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本記事は一般的な実務情報です。社会保険の取扱いは、個別の事情や法改正によって変わります。標準報酬月額表や支払基礎日数の基準など最新の数値・要件は、日本年金機構の公式情報でご確認のうえ、最終的な判断は社会保険労務士・所轄の年金事務所など最新の公式情報でご確認ください。