労務書類の保存期間チェックリスト

• 書類を「労基／雇用保険／社会保険／労災・労働保険／安全衛生／税」に分けたか
• 労働基準法の書類は5年（当分の間3年）で運用すると決めたか
• 人ごとの書類は「退職日」から数えているか
• 年ごとの書類は「その年度の締め」から数えているか
• 年次有給休暇管理簿を保存対象に入れているか
• 36協定・労使協定の控えを、有効期間の満了後から数えているか
• 雇用保険の被保険者に関する書類（4年）を分けて管理しているか
• 健康診断個人票（原則5年）の保管場所を決めているか
• 有害業務の特殊健診で、長期保存が必要なものがないか確認したか
• 年末調整の申告書類（7年）の保管年数が足りているか
• マイナンバーを含む書類は、期間経過後に廃棄する段取りがあるか
• 箱・ファイルの外側に「廃棄可の年月」を書いてあるか
• 廃棄するときはシュレッダーや溶解処理など、復元できない方法にしているか
• 廃棄した書類の名称・年分・廃棄日を記録に残しているか
• 電子データで残しているものと、紙で残すものを区別できているか

最後の「廃棄した記録を残す」は見落とされがちですが、あとで「あの書類はどこへ？」と聞かれたときに、自分を守ってくれる一行になります。廃棄一覧を1枚作って、日付と担当者名を書いておくだけで十分です。