入社手続きの必要書類と集める順番チェックリスト

【最低ライン（必須：ここだけは先にやる）】

• 雇用契約書（労働条件通知書）を用意し、入社日までに内容を共有（署名。社内ルールで押印が必要なら押印）
• 当日持参物リストを本人へ一度に送付（番号確認書類・本人確認書類・口座・扶養情報・前職書類）
• マイナンバーの番号確認＋本人確認を実施
• 基礎年金番号を確認（不明でもマイナンバーで資格取得届は提出可）
• 雇用保険被保険者番号を確認（不明・未取得は空欄で進める）
• 扶養家族の情報を確認（続柄・生年月日・収入見込み・被扶養者の個人番号）
• 給与振込口座の名義一致を確認
• 社会保険・雇用保険の加入要件に当てはまるか確認（短時間は要件チェック）
• 健康保険・厚生年金の資格取得届を入社日から5日以内に提出
• 雇用保険の資格取得届を翌月10日までに提出（紙/電子いずれも可）
• 扶養控除等申告書を最初の給与の前に回収（社内保管）

【条件付き（該当時のみ対応）】

• 外国籍の方を雇う
• 在留カードで就労可否・在留期限を確認
• 外国人雇用状況の届出をハローワークへ（入社月の翌月末日まで）
• 前職がある
• 前職の源泉徴収票を回収（年末調整・住民税のため）
• 住民税の特別徴収の事業所変更・切替を市区町村の案内に沿って手続き（必要に応じて）
• 被扶養者がいる
• 被扶養者の個人番号を回収
• 続柄の確認資料（住民票等）と収入見込み資料（例：源泉徴収票、雇用契約書、年金振込通知書 等）を確認
• 健康保険の被扶養者（異動）届を速やかに提出
• 常時雇用者（該当者）
• 雇入時健康診断の実施・結果保管（安衛法に基づく対象者）
• 雇入時安全衛生教育の実施・記録
• 番号が不明・書類がそろわない
• 雇用保険番号不明でも資格取得届は空欄で提出可（後日補正）
• 基礎年金番号不明でもマイナンバーで資格取得届は提出可（所轄が紐付け。詳細は公式情報で確認）
• 集められない資料は「提出期限を優先して先に届出」→「後日追補」の順で運用

【入社後すぐに行う社内実務（任意）】

• 労働者名簿・賃金台帳（作成開始）、給与台帳/源泉徴収簿の初期登録