【最低ライン（ここだけは先に）】
- 利用目的（源泉徴収事務・社会保険の届出事務など）を本人に伝える案内を用意した
- 取得時に番号確認と身元確認を行っている（マイナンバーカードなら1枚で両方）
- マイナンバーが載った書類を、他の書類と分けて保管している
- その保管場所に鍵がかかる（データの場合はアクセス制限とパスワード）
- 誰が担当かを決め、担当以外は触らないことを社内で共有した
- 書類ごとの保存年数をメモし、廃棄する年をファイルに書いてある
- 保存年数が過ぎた分は、復元できない方法で捨てている
- 捨てた記録を残している（記録にマイナンバー自体は書かない）
【条件付き（該当するときだけ）】
- 給与計算・年末調整を外部に委託している
- 契約書に特定個人情報の取扱い・安全管理措置の定めがある
- 再委託の扱い（許諾が必要かどうか）を確認した
- 扶養家族の番号を扱う
- 扶養控除等申告書の扶養親族分は、本人が確認する前提で案内している
- 国民年金第3号被保険者関係届では、会社が配偶者の本人確認を行っている
- 番号を提供してもらえない方がいる
- 法令で定められた義務であることを説明した
- 説明した日付と経過を記録に残した
- 従業員が100人を超えている、または委託を受けて番号を扱っている
- 中小規模事業者の特例の対象外にあたらないか確認した
- 基本方針・取扱規程等の整備が必要かを確認した
- データで保管している
- アクセスできる人を担当者に限定している
- メールやチャットで番号をそのまま送っていない
この内容は記事「従業員のマイナンバー｜取得・保管・廃棄と安全管理措置の進め方」のチェックリストです。印刷してそのままお使いいただけます。 ／ 無料ツール一覧へ